பைல்களை உருவாக்கிப் பாதுகாப்பது எப்படி?

கம்ப்யூட்டரை இப்போதுதான் பயன்படுத்தத் தொடங்கி உள்ளீர்களா? அப்படியானால் நீங்கள் முதலில் கற்றுக் கொள்ள வேண்டியது அதில் எப்படி பைல்களை உருவாக்கி, சேவ் செய்வது என்பதுதான்.

கம்ப்யூட்டரில் பதிந்து வைக்கப்படும் ஒவ்வொன்றும், அது டாகுமெண்ட் எனப்படும் ஆவணம், படம், பாட்டு, விளையாட்டு இப்படி எதுவாக இருந்தாலும், அது ஒரு பைலாக சேமிக்கப்பட்டு பதியப்படுகிறது. ஒரு குறிப்பிட்ட பைலை அதற்கான புரோகிராம் தான் திறந்து காட்ட முடியும். எடுத்துக் காட்டாக டாகுமெண்ட் பைல் ஒன்றை படத்திற்கான கிராபிக்ஸ் புரோகிராம் திறந்து படிக்க இயலாது. மியூசிக் புரோகிராம் ஒன்றினால் டாகுமெண்ட் பைல் ஒன்றைத் திறந்து பார்க்க முடியாது. ஒவ்வொரு புரோகிராமிற்கும் அது எந்த பைலைத் திறந்து இயக்க முடியும் என்பது புரோகிராமிங் செய்யப்பட்டு அறிந்து கொள்ளும் வகையில் காட்டப்பட்டிருக்கும். அதாவது ஒவ்வொரு பைலும் குறிப்பிட்ட பைல் டைப் வகையினைச் சேர்ந்தது என்பதனை அறிந்து கொள்ளலாம்.

இதனை அறியும் இடம் அந்த பைலின் பெயரை அடுத்து உள்ள முற்றுப் புள்ளியைக் கடந்து எழுதப்படும் எண்கள் அல்லது எழுத்துக்களைக் கொண்ட இடம் தான். எடுத்துக் காட்டாக ‘myletter.doc’ ’என்பது ஒரு பைலின் பெயர். இதில் முதலில் உள்ள myletter என்பது பைலின் பெயர்; doc என்பது அந்த பைல் எத்தகையது என்பதனைக் கூறும் பெயர். இதன் பொருள் என்னவென்றால் இந்த பைலைத் திறக்க doc என்பதைப் புரிந்து கொள்ளும் மைக்ரோசாப்ட் வேர்ட் போன்ற புரோகிராம் வேண்டும் என்பதே.

புரோகிராம் என்று எடுத்துக் கொண்டால் அதில் பல வகையான பைல்கள் அடங்கியிருக்கலாம். இன்றையக் கம்ப்யூட்டர்களில் ஆயிரக்கணக்கான பைல்கள் கம்ப்யூட்டரின் ஹார்ட் டிஸ்க்கில் பல இடங்களில் பரவி பதியப்பட்டுக் கிடக்கின்றன. இவ்வாறு பரவிக் கிடக்கும் பைல்களை ஒழுங்குபடுத்த போல்டர்கள் (Folders) உதவுகின்றன. எனவே புரோகிராம் ஒன்றின் அனைத்து பைல்களும் ஒரு போல்டரில் இருந்தால் அவற்றை அடையாளம் காண்பது எளிது. போல்டர் ஒன்றின் உள்ளே மேலும் பைல்கள் அடங்கிய துணை போல்டர்கள் (‘subfolders’) இருக்கலாம்.

எடுத்துக் காட்டாக உங்கள் நிறுவனம் அல்லது அலுவலகம் சார்ந்த பைல்களை Office என்னும் போல்டரில் வைத்திருக்கலாம். இதன் உள்ளே அலுவலர்கள், ஊதியம், போனஸ் என்பது போன்ற பல துணை போல்டர்கள் இருக்கலாம். போல்டர் ஒன்றை நீங்களே உருவாக்கலாம்; குறிப்பிட்ட போல்டர்களை எளிதாகக் கண்டறிய ஷார்ட் கட் வழிகளையும் நீங்களே உருவாக்கலாம். இதற்கு எடுத்துக் காட்டாக ஒன்றைப் பார்க்கலாம். உங்கள் டெஸ்க் டாப்பில் (My Documents) என்ற ஷார்ட்கட் உடன் கூடிய ஐகான் இருக்கும். இதன் மீது மவுஸைக் கொண்டு இருமுறை கிளிக் செய்தால் My Documents என்னும் போல்டரில் உள்ள மற்ற போல்டர்களையும் பைல்களையும் காணலாம். My Documents என்பது உங்களுக்காகத் தானாக உருவாக்கப்பட்ட பெரிய போல்டராகும்.

நீங்கள் உருவாக்கும் அனைத்து பைல்களையும் பிரித்து பல குழுக்களாக வைத்திட மை டாகுமெண்ட்ஸ் உதவுகிறது. எடுத்துக் காட்டாக மை டாகுமெண்ட்ஸ் போல்டரிலேயே மைமியூசிக், மை பிக்சர்ஸ், மை வீடியோஸ் போன்ற சப் போல்டர்கள் நம் தேவைக்காகவே உள்ளன. ஆனால் நாம் உருவாக்கும் பைல்களைக் கட்டாயம் இதில் தான் சேமித்து வைக்க வேண்டியதில்லை. எந்த போல்டரில் வேண்டுமானாலும் போட்டு வைக்கலாம். பைல்களை எளிதில் பின்னர் தேடும் வகையில் போல்டர்களை உருவாக்கி அவற்றை எளிதாக அடையாளம் காணும் வகையில் பெயர் கொடுத்து வைக்கலாம். அதே போல தேவையற்ற போல்டர்களை அழித்துவிடவும் வேண்டும். இல்லை எனில் பைல்களே இல்லாத போல்டர்கள் இடத்தை அடைத்துக் கொண்டு இருக்கும்.

பைல்களைத் தேடும் வழிகள்: கம்ப்யூட்டரில் பைல்களைப் பல வழிகளில் தேடலாம். பலர் தங்கள் பைல்கள் எங்கிருக்கின்றன என அறியவும் அவற்றைத் திறக்கவும் மை கம்ப்யூட்டர் ஐகானைப் பயன்படுத்துகின்றனர். டெஸ்க் டாப்பில் இந்த ஐகான் மீது கிளிக் செய்தால் பைல்கள் பாதுகாத்து பதியப்பட்டு இருக்கும் பல்வேறு இடங்கள் காட்டப்படும். இதில் ‘C’ டிரைவ் மீது கிளிக் செய்தால் உங்கள் ஹார்ட் டிஸ்க்கில் உள்ள அனைத்து பைல்களும் அல்லது அவை இருக்கும் போல்டர்களும் காட்டப்படும். வேறு எக்ஸ்ட்ரா டிரைவ் இல்லை என்றால் இதில் மட்டுமே பைல்களும் போல்டர்களும் இருக்கும். ஆனால் ‘C’ தவிர ‘D’, ‘E’, ‘F’ என டிரைவ்கள் இருப்பின் அந்த எழுத்துக்கள் மீது கிளிக் செய்து அந்த அந்த டிரைவில் உள்ள போல்டர்களையும் பைல்களையும் காணலாம். ‘C’ டிரைவில் அனைத்து போல்டர்களும் காட்டப்பட்டாலும் ஒரு சில போல்டர்கள் நீங்கள் திறந்து பார்க்கக்கூடாத போல்டர்களாக இருக்கும். இவற்றை நீங்கள் திறக்க முயற்சிக்கையில் இந்த பைல்கள் இயக்கத்திற்கு ஆதாரமானவை; எனவே திறக்க முயற்சிப்பது சிக்கலை உண்டாக்கும் என்பது போன்ற எச்சரிக்கை செய்திகள் காட்டப்பட்டு அந்த போல்டர்கள் திறக்கப்படும். பொதுவாக இது போன்ற எச்சரிக்கை செய்திகள் வந்தபின்னர் திறக்கப்படும் போல்டர்களில் உள்ள பைல்களை எடிட் செய்திடக் கூடாது; அழிக்கவும் கூடாது. இவற்றில் புரோகிராம் பைல்கள் மற்றும் சிஸ்டம் பைல்கள் அடங்கிய போல்டர்களும் விண்டோஸ் போல்டர்களும் இருக்கும். இவை கம்ப்யூட்டர் இயக்கத்திற்கு மிக முக்கியமானவை. இவற்றை திறப்பதுவும் திருத்துவதும் கூடாது. விண்டோஸ் மற்றும் அப்ளிகேஷன் புரோகிராம்கள் இயங்க, இவை அப்படியே பதிந்த நிலையில் இருப்பது அவசியம்.

பைல்களையும் போல்டர்களையும் காட்டும் விண்டோஸ் எக்ஸ்புளோரரைத் திறக்க விண்டோஸ் (Windows+E) கீகளை அழுத்தலாம். அல்லது Start பட்டனில் ரைட் கிளிக் செய்து அதில் மேல் எழும் மெனுவில் இரண்டாவதாக உள்ள பிரிவில் கிளிக் செய்யலாம்.

எல்லா பைல்களும் டிஸ்க் ஸ்பேஸ் எடுத்துக் கொள்கின்றன. நாம் ஹார்ட் டிஸ்க்கில் தானே எழுதுகிறோம். எனவே எந்த அளவு இடத்தை இவை எடுத்துக் கொள்கின்றன என்று தெரிந்து கொள்வது நல்லதுதானே. எவ்வளவு ஹார்ட் டிஸ்க் ஸ்பேஸை தற்போது உள்ள பைல்கள் எடுத்துக் கொண்டிருக்கின்றன? இன்னும் எவ்வளவு இடம் உள்ளது? என்று அறிந்து கொள்ள மை கம்ப்யூட்டரை டபுள் கிளிக் செய்த பின் டிரைவிற்கான எழுத்தில், எடுத்துக்காட்டாக சி:, டபுள் கிளிக் செய்திடாமல் ரைட் கிளிக் செய்திடுங்கள். இதில் கிடைக்கும் மெனுவில் கீழாக உள்ள புராபர்ட்டீஸ் என்பதில் கிளிக் செய்தால் டிஸ்க் வட்டவடிவமாகக் காட்டப்பட்டு அதில் பயன்படுத்தப்பட்ட இடமும் காலியாக உள்ள இடமும் காட்டப்படும். எவ்வளவு அளவு என்பது மேலாகக் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும். டிஸ்க்கில் இடம் குறைந்து அடுத்து வரும் பைல்களை எழுதுவது சிரமமாக இருக்கும் என்று எண்ணினால் உடனே தேவையற்ற பைல்களை நீக்கலாம். நீக்க வேண்டிய பைல்களை அடையாளம் கண்டு கொண்டால் அவை இருக்கும் டிரைவ் மற்றும் போல்டர் சென்று பைலின் மீது ரைட் கிளிக் செய்து வரும் மெனுவில் Delete பட்டனை அழுத்தினால் பைல் அழிக்கப்படும். ஆனால் அவ்வாறு அழிக்கப்படும் பைல்கள் கம்ப்யூட்டரில் உள்ள ரீசைக்கிள் பின்னில் சென்று அமர்ந்து கொள்ளுங்கள். நீங்கள் தவறான பைலை அழித்துவிட்டு பின் மீண்டும் அதனை வேண்டும் என உணர்ந்தால் அதனை மீட்பதற்காகத்தான் இந்த ஏற்பாடு. ரீசைக்கிள் பின்னுக்குச் செல்லுமுன் இந்த பைலை அழிக்க வேண்டுமா? என்ற கேள்வி கேட்கப்பட்டு பின் தான் அந்த பைல் அழிக்கப்படும். அப்படியே அழிந்தாலும் அது ரீசைக்கிள் பின்னில் இருப்பதால் எப்போது வேண்டுமானாலும் பெற்றுக் கொள்ளலாம். ஆனால் நாம் இடம் காலியாக வேண்டும் என்று அழிக்கையில் மீண்டும் அந்த பைலை ரீ சைக்கிள் பின்னில் வைத்திட வேண்டிய அவசியமில்லை. எனவே உடனே அதை அங்கிருந்தும் அழித்துவிடலாம். ரீசைக்கிள் பின் ஐகானை அழுத்தி கிடைக்கும் மெனு மூலம் பைலை அழிக்கலாம். அல்லது முதலில் பைலை அழிக்க முயற்சிக்கையிலேயே ஷிப்ட் கீ அழுத்தி டெலீட் கீ அழுத்தினால் பைல் ரீசைக்கிள் பின்னுக்குச் செல்லாமல் அழிக்கப்படும். ஆனால் இதனை நாம் திரும்பப் பெற முடியாது.